Réforme des matières de l’Etat et des autres organismes publics : définition et procédure

 

Le terme « réforme » est un terme assez utilisé dans la comptabilité des matières. Pour le comprendre davantage et être éclairé sur toutes les étapes de la procédure, nous avons approchés deux agents de la Direction de la Comptabilité des matières (DCM) à savoir messieurs Souleymane BANDE, chef de service de centralisation de la comptabilité des matières et Bébou NAO, membre de la commission nationale de réforme.

 

« La réforme des matières de l’Etat et des autres organismes publics est une procédure par laquelle est reconsidérée la finalité (la place ou l’importance) de ces matières dans la production du service public.

En comptabilité des matières, la réforme désigne les procédures de sortie définitive de matières du patrimoine de l’Etat.

Elle intervient lorsque le matériel n’est plus susceptible d’emploi ou de réemploi ou que son degré d’usure le justifie » a expliqué Monsieur BANDE.

« En terme clair, il faut comprendre le matériel à proposer à la réforme peut être en bon ou en mauvais état. Ce qui est important de prendre en compte, c’est ce que ledit matériel apporte en termes de valeur ajoutée dans la production du service public à court terme dans la structure détentrice » a-t-il résumé en donnant des exemples.

Exemples :

Cas 1 : un véhicule acquis pour les courses internes de la Direction générale des Affaires Immobilières et de l’Equipement de l’Etat (DGAIE) est accidenté et immobilisé. A défaut de pouvoir le réparer pour qu’il puisse toujours servir, ce véhicule doit faire l’objet de réforme. Même si dans les faits, la Direction Générale Affaires Immobilières et de l’Equipement de l’Etat(DGAIE) ne dispose plus de ce véhicule pour les courses internes, la comptabilité des matières considère et maintient toujours dans ses comptes l’existence du véhicule jusqu’à ce que la réforme intervienne pour le sortir du patrimoine de la structure.

Cas 2 : suite à la réfection, un des parkings de la DGAIE est supprimé avec récupération de tôles. Si les tôles ne vont plus servir dans aucune infrastructure de la DGAIE, elles doivent faire l’objet de réforme.

 

                                                                                         Les étapes de la réforme

 

« La réforme est déclenchée par deux faits : la proposition de réforme de matériel initiée par la structure détentrice d’une part, et d’autre part, l’auto saisine de la Direction Générale des Affaires Immobilières et de l’Equipement de l’Etat (DGAIE) lorsque le matériel de l’Etat est exposé à des intempéries, surtout le matériel roulant. Dans ce deuxième cas, la DGAIE procède au retrait et enlèvement des véhicules immobilisés plus de six (06) mois dans les garages privés et plus d’un (01) an dans les administrations publiques conformément au décret N°2016-1056/PRES/PM/MINEFID/MATDSI/MTMUSR du 14 novembre 2016, portant réglementation générale de l’utilisation des véhicules de l’Etat, de ses démembrements et des autres organismes publics.

Dans le cas de la proposition de réforme de matériel initiée par la structure détentrice, c’est le comptable principal des matières ou le gestionnaire de ladite structure d’abord qui soumet la proposition à l’approbation du premier responsable qui est soit le Ministre, soit le président d’institution, soit le Directeur Général pour les EPE et sociétés d’Etat, ou encore les Maires ou président du Conseil régional.

Si le premier responsable approuve la proposition, il la transmet ensuite à la DGAIE qui à son tour convoque la commission de réforme appropriée au nom du Ministre de l’Economie, des Finances et du Développement. Il est important à cette étape de préciser qu’il existe trois (03) types de commissions :

• la commission nationale compétente pour réformer le matériel roulant ;
• la commission ad-hoc compétente pour le matériel spécifique militaire et ;
• la commission ad-hoc compétente pour le matériel et mobilier de bureau des ministères, institutions, EPE, Société d’Etat et collectivités territoriales.

 

En rappel, la création, composition, attributions et fonctionnement des commissions de réformes des matières de l’Etat et des autres organismes publics sont régis par l’arrêté n°2017- 357/MINEFID/SG/DGAIE du 22 août 2017.

 

Une fois convoquée, la commission se déplace sur les lieux d’entreposage du matériel pour apprécier le degré de vétusté ou d’usure afin de proposer des destinations. Les destinations possibles sont :

• le redéploiement au profit d’une autre administration ;
• la vente aux enchères publiques ;
• la destruction ou démolition si le matériel est potentiellement dangereux ;
• l’exposition dans un musée si le matériel a un caractère culturel, historique ou autre ;
• le don à des entités d’utilité publique.

Notons que pour les structures comme les collectivités territoriales ayant un mode particulier de fonctionnement et de gestion, le redéploiement ou le don d’un matériel doit être l’initiative de la structure elle-même.

Au cas où la commission propose la vente aux enchères publiques comme destination d’un matériel réformé, elle propose aussi une mise à prix qui est la valeur minimale en dessous de laquelle le bien ne peut être cédé.

Enfin, la commission dresse un procès-verbal (PV) contenant ses décisions pour chaque matériel.

Le PV émanant des travaux de la commission nationale est approuvé par le Ministre de l’Economie, des Finances et du Développement tandis que le PV émanant des travaux des commissions ad-hoc est approuvé par le premier responsable des structures concernées.

L’approbation du PV met fin à la mission de la commission. Le document est par la suite ventilé aux structures chargées de l’exécution des décisions de la commission de réforme » a détaillé Monsieur NAO.

 

Pour le matériel destiné à la vente aux enchères publiques, le relai du processus est assuré par la Direction des Affaires Immobilières de l’Etat (DAIE) à travers son Service de l’Aliénation des Biens du Domaine Mobilier de l’Etat (SADOME).