La qualité des services d’une structure administrative passe nécessairement par la diligence dans le circuit de traitement des dossiers.
Pour ce faire, le Ministère de l’Economie, des Finances et de la Prospective (MEFP), s’est engagé dans un processus de mise en place de méthodes et d’outils de travail dont le référentiel des délais de traitement des dossiers afin d’assurer avec professionnalisme, rigueur et diligence ses missions. La Direction Générale des Affaires Immobilières et de l’Equipement de l’Etat (DGAIE), structure centrale du MEFP en charge de la gestion du patrimoine non financier de l’Etat s’est inscrite dans cette dynamique pour se doter d’un référentiel des délais de traitement des dossiers. Le processus a comporté plusieurs phases :
la formation des directeurs et chefs de services à l’élaboration dudit référentiel
La formation s’est tenue du 31 août au 1er septembre 2022 à la DGAIE et a été assurée par Messieurs NIKIEMA Emile et DIANDA Ali tous de la Direction du Développement Institutionnel et de l’Innovation (DDII).
Les formateurs ont expliqué les étapes d’élaboration d’un référentiel des délai de traitement des dossiers avec des cas pratiques. Il s’agit de l’identification des activités mises en œuvre, de leur description séquentielle avec des délais de traitement, de la production des tableaux récapitulatifs par service, de l’élaboration proprement dite du projet de référentiel et de la formation du personnel à son usage.
l’élaboration du projet de référentiel des délais de traitement des dossiers
Outillés à élaborer un référentiel des délais de traitement des dossiers, l’équipe de rédaction formée d’un représentant de chaque structure de la DGAIE et de personnes de ressources de la DDII et de la Direction Générale des Services Informatiques (DGSI), s’est réunie du 26 au 30 septembre 2022 à Koudougou pour élaborer le projet de référentiel.
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L’ouverture des travaux a été présidée par le Directeur Général himself, l’Intendant-Colonel Yamba Léonard OUOBA. Les travaux ont été menés en plénière et ont consisté à examiner le sous-référentiel de chaque service avant une compilation qui a permis d’obtenir le projet de référentiel des délais de traitement des dossiers de la DGAIE.
l’implémentation du référentiel dans le logiciel Kira et le renforcement des capacités du personnel à son utilisation
Après la phase d’élaboration du référentiel, une autre session a été organisée du 7 au 11 novembre 2022 à la DGAIE pour d’une part implémenter le référentiel dans le logiciel kira chargé de la gestion des courriers dans l’administration et d’autre part, renforcer les capacités du personnel à son utilisation.
La session qui a réuni essentiellement les secrétaires s’est déroulée encore avec l’accompagnement à la fois de la DDII et de la DGSI.
Les participants ont été invités à mettre à profit les connaissances acquises pour une meilleure exploitation du logiciel Kira.