La DGAIE a abrité les 17 et 18 novembre 2022, la campagne de dépistage et de vaccination contre l’hépatite B  organisée par la Mutuelle des agents des Finances (MUAFI)

Sous l’initiative de la Mutuelle des agents des Finances (MUAFI), le personnel de la DGAIE ainsi que les agents des autres structures environnantes du ministère en charge des finances, ont bénéficié les 17 et 18 novembre 2022, d’une communication sur l’hépatite B assurée par le Dr SAVADOGO Anicha, suivie du dépistage et de la vaccination. C’était dans le cadre de la campagne de dépistage et de vaccination contre l’hépatite B. Le Président du Conseil d’administration de la MUAFI, Monsieur Mamadou DRABO présent à la rencontre a remercié le premier responsable de la DGAIE pour l’hospitalité offerte.

Le Directeur Général à son tour, a apprécié l’initiative et a invité par l’exemple le personnel à se faire dépister afin de connaître son état de santé.
« Mieux vaut prévenir que guérir » a-t-il laissé entendre.

La DGAIE a élaboré un projet de document (PRODOC) du projet de renforcement des capacités immobilières des ministères et Institutions (PReCIMI).

La  capacité immobilière dans l’admininstration publique peine à couvrir les besoins. Une Stratégie Immobilière de l’Etat est en cours de mise en oeuvre afin de résorber ce déficit. C’est dans cette dynamique que la Direction Générale des Affaires Immobilières et de l’Equipement de l’Etat à travers la Direction des Affaires Immobilières de l’État (DAIE) a organisé du 14 au 23 novembre 2022, un atelier d’élaboration du projet de document (PRODOC) du projet de renforcement des capacités immobilières des ministères et Institutions (PReCIMI).

Ont participé à cette rencontre outre les techniciens de la DGAIE, ceux en charge des Infrastructures, de l’Habitat, de la Planification etc. 

Les travaux présidés par le Directeur des Affaires Immobilières de l’Etat, Monsieur Honoré ZONGO, ont consisté essentiellement à la formulation des grands axes d’intervention et les composantes du projet. Ainsi, les travaux ont permis d’identifier les études thématiques à réaliser, de définir la durée du projet, le coût estimatif et le mode de financement.

Le projet de document obtenu sera examiné et validé par d’autres instances pour permettre sa mise en œuvre.

Dans une dynamique d’amélioration continue de ses prestations et surtout pour un meilleur suivi du traitement des dossiers, la Direction Générale des Affaires Immobilières et de l’Equipement de l’Etat ( DGAIE), s’est dotée d’un référentiel des délais de traitement des dossiers. L’opérationnalisation dudit référentiel passe par son implantation dans le logiciel Kira.
De ce fait, une session a été organisée du 07 au 11 novembre 2022 à Ouagadougou avec l’accompagnement de la Direction Générale des Services Informatiques (DGSI) pour implémenter le référentiel dans le logiciel Kira et outiller les principaux utilisateurs à savoir les secrétaires et les contrôleurs internes, à l’exploiter.
L’ouverture de la session a été présidée par Monsieur William TOE, Directeur de la Comptabilité des Matières, représentant le Directeur Général des Affaires Immobilières et de l’Equipement de l’Etat.
A l’entame de la rencontre, Monsieur Souleymane ZONGO de la DGSI a rappelé l’importance du logiciel Kira dans le traitement des dossiers. « D’abord il permet une meilleure gestion du courrier dès son arrivée jusqu’à son départ. Aussi, il est capable de suivre son évolution » a-t-il expliqué aux participants.
Au regard des résultats fortement attendus de la session, Monsieur TOE après avoir remercié la DGSI à travers Monsieur ZONGO pour l’accompagnement, a vivement invité les participants â suivre avec intérêt les travaux essentiellement  pratiques. « Je vous invite à être assidus durant les cinq (05) jours de travaux et à y participer pleinement pour tirer le meilleur profit de cette session et faire de la DGAIE la structure de référence en matières de respect des délais de traitement des dossiers » a-t-il renchéri.
Au terme de la session, l des participants à l’unanimité ont apprécié l’initiative et ont assuré être à mesure d’exploiter convenablement le logiciel.

La poussée de l’architecture institutionnelle (accroissement du nombre d’administrations publiques) dans le cadre de la modernisation de l’administration publique, induit une augmentation des besoins en infrastructures immobilières. Malgré les efforts de construction de complexes administratifs dans toutes les régions du pays, force est de reconnaître que l’offre immobilière reste inférieure à la demande d’où le recours à la prise de bail. A cela s’ajoute la gestion non professionnelle de l’existant immobilier. Une gestion marquée par l’absence de critères d’utilisation des espaces. Ainsi, un bureau destiné à un seul agent se retrouve occupé par plusieurs et vice-versa.

A la recherche de l’efficacité de cette  gestion dans un contexte marqué par les contraintes budgétaires, la volonté du gouvernement se matérialise par l’élaboration et l’adoption du référentiel de planification, de gestion et de suivi de toutes les interventions en matière immobilière de l’Etat appelé Stratégie Immobilière de l’Etat. L’objectif est d’offrir à terme, un cadre de travail de qualité en adéquation avec les besoins des administrations publiques dans une dynamique de rationalisation. Cela revient à instaurer l’application de ratios d’occupation de surface par agent. Une donne que devront prendre en compte les architectes, les bureaux d’études, les services des ressources humaines, les fabricants de matériel, les bureaux comptables matières…

Le projet de cahier de charge élaboré par un bureau d’étude a pris en compte les postes de travail, les équipements, les issus de secours etc.  Le projet de document a été examiné et enrichi par une équipe constituée des acteurs de la DGAIE et ceux des ministères en charge de la Fonction publique et de l’Habitat. Les réflexions se sont déroulées à Koudougou du 17 au 22 octobre 2022.

La qualité des services d’une structure administrative passe nécessairement par la diligence dans le circuit de traitement des dossiers.

Pour ce faire, le Ministère de l’Economie, des Finances et de la Prospective (MEFP),  s’est engagé dans un processus de mise en place de méthodes et d’outils de travail dont le référentiel des délais de traitement des dossiers afin d’assurer avec professionnalisme, rigueur et diligence ses missions. La Direction Générale des Affaires Immobilières et de l’Equipement de l’Etat (DGAIE), structure centrale du MEFP en charge de la gestion du patrimoine non financier de l’Etat s’est inscrite dans cette dynamique pour se doter d’un référentiel des délais de traitement des dossiers. Le processus a comporté plusieurs phases :

la formation des directeurs et chefs de services à l’élaboration dudit référentiel 

La formation s’est tenue du 31 août au 1er septembre 2022 à la DGAIE et a été assurée par Messieurs NIKIEMA Emile et DIANDA Ali tous de la Direction du Développement Institutionnel et de l’Innovation (DDII).

Les formateurs ont expliqué les étapes d’élaboration d’un référentiel des délai de traitement des dossiers avec des cas pratiques. Il s’agit de l’identification des activités mises en œuvre, de leur description séquentielle  avec des délais de traitement, de la production des tableaux récapitulatifs par service, de l’élaboration proprement dite du projet de référentiel et de la formation du personnel à son usage.

l’élaboration du projet de référentiel des délais de traitement des dossiers

Outillés à élaborer un référentiel des délais de traitement des dossiers, l’équipe de rédaction formée d’un représentant de chaque structure de la DGAIE et de personnes de ressources de la DDII et de la Direction Générale des Services Informatiques (DGSI), s’est réunie  du 26 au 30 septembre 2022 à Koudougou pour élaborer le projet de référentiel.

                     .

L’ouverture des travaux a été présidée par le Directeur Général himself, l’Intendant-Colonel Yamba Léonard OUOBA. Les travaux ont été menés en plénière et ont  consisté à examiner le sous-référentiel de chaque service avant une compilation qui a permis d’obtenir le projet de référentiel des délais de traitement des dossiers de la DGAIE.

l’implémentation du référentiel dans le logiciel Kira et le renforcement des capacités du personnel à son utilisation

Après la phase d’élaboration du référentiel, une autre session a été organisée du 7 au 11 novembre 2022 à la DGAIE pour  d’une part implémenter le référentiel dans le logiciel kira  chargé de la gestion des courriers dans l’administration et d’autre part, renforcer  les capacités du personnel à son utilisation.

La session qui a réuni essentiellement les secrétaires s’est déroulée encore avec l’accompagnement à la fois de la DDII et de la DGSI.

Les participants ont été invités à mettre à profit les connaissances acquises pour une meilleure exploitation du logiciel Kira.

La Direction Générale des Affaires Immobilières et de l’Equipement de l’Etat (DGAIE), a organisé du 04 au 08 octobre 2022 à Koudougou, un atelier de relecture du décret N° 2016-1056/PRES/PM/MINEFID/MATDSI/MTMUSR du 14 novembre 2016 portant règlementation générale de l’utilisation des véhicules de l’Etat, de ses démembrements et des autres organismes publics. Une rencontre qui qui a réuni outre les acteurs de la DGAIE, les techniciens de plusieurs structures administratives comme le Premier ministère, les ministères en charge du Transport, de l’Administration territoriale, de la Sécurité, la Police nationale et municipale et l’Agence Judiciaire de l’Etat. Elle constitue la deuxième phase de relecture après la première tenue courant mois de juillet 2022 avec uniquement les acteurs issus de la DGAIE.
L’objectif global est d’adapter le décret à la vision de la Stratégie d’Optimisation de la Gestion du Parc Automobile de l’Etat (SOGPAE) en réexaminant spécifiquement la liste des personnalités bénéficiaires des véhicules de l’Etat, le rôle des acteurs intervenant dans la gestion et la maintenance desdits véhicules, leur classification et les missions du Parc automobile de l’Etat.
En effet, l’initiative vient de la volonté du ministère en charge des Finances d’améliorer la gouvernance des biens publics avec l’élaboration de plusieurs référentiels par la DGAIE, dont la SOGPAE avec pour vision « A l’horizon 2025, l’administration publique burkinabè dispose d’un parc automobile de taille optimale permettant d’assurer efficacement les missions de services publics et induisant des charges maîtrisées sur le budget de l’Etat ».

La relecture du décret N° 2016-1056/PRES/PM/MINEFID/MATDSI/MTMUSR du 14 novembre 2016 portant règlementation générale de l’utilisation des véhicules de l’Etat, de ses démembrements et des autres organismes publics, est une des activités devant concourir à l’atteinte d’un des objectifs stratégiques de la SOGPAE à savoir « Améliorer le dispositif institutionnel de la gestion du parc automobile de l’Etat.

Les travaux ont été dirigés par Monsieur Alexandre BONKOUNGOU, Directeur du Parc Automobile de l’Etat, représentant Monsieur le Directeur Générale des Affaires Immobilières et de l’Equipement de l’Etat. Les objectifs fixés ont été atteints à échéance.
Le projet de décret relu sera examiné par d’autres instances avant sa signature par l’autorité compétente.

La Direction Générale des Affaires Immobilières et de l’Equipement de l’Etat (DGAIE), a organisé une session de renforcement des capacités des agents sur les procédures nationales de passation et d’exécution des marchés publics.

La session qui s’est tenue du lundi 10 au vendredi 14 octobre 2022 à Koudougou, a regroupé une trentaine d’agents. Elle a été animée par des formateurs venus de l’ARCOP, à savoir Messieurs Abdou-Dramane SAKANDE ( juriste) et Yembi KINDA (responsable des marchés).